Mitgliederverwaltung

Mitgliederverwaltung selber machen, birgt so seine Tücken weiß Melanie S. zu berichten. Was anfänglich wie eine Sparmaßnahme für ihren Sportverein aussah, entwickelte sich zu einem teuren Unterfangen.

Begeistert von den Versprechungen der Softwarefirma prahlte sie in der nächsten Vorstandssitzung mit ihrem bis dahin erworbenen Halbwissen. Gesagt getan, die 199 Euro für die Software wurden genehmigt und Melanie ging voller Tatendrang an die Mitgliederverwaltung ihres Vereines ran. Die kleinen Kompatibilitätsprobleme hatte sie schnell beseitigt und schon ging es los. Wie war das damals noch in ihrem Buchführungskurs mit Kreditoren und Debitoren? Ach quatsch, das brauchte sie hier ja gar nicht. Erst mal alles erfassen. Puh, das war ganz schön aufwändig, für die gerade mal 340 Mitglieder brauchte sie immerhin fast 2 Tage, so ganz nebenbei. Aber nun war ja alles ganz einfach.

Wo konnte man nun eingeben, dass Frau Müller immer erst im Februar und dann wieder im August hälftig zahlte? Dieses und viele andere kleine Unterschiede gab das super Profiprogramm der mittlerweile bei Melanie in Ungnade gefallenen Mitgliederverwaltung nicht her oder sie fand es nicht. Ja, wären alle Mitglieder gleich, dann wäre alles ganz einfach.

Nächsten Monat muss Melanie sich was einfallen lassen, da sie in Urlaub ist. Ob sie das Laptop mitnehmen soll? Ihr Mann fragte schon, ob sie einen neuen Job habe, da sie so viel vor sich hinfluche und das auch noch ehrenamtlich. Hätte sie doch einfach den Mund gehalten und man hätte einen externen Dienstleister damit beauftragt. Dieser benötigt meist nicht mehr als 1 Euro pro Beitragseinzug bei der Mitgliederverwaltung.

Für den Verein wurde die Geschichte richtig unangenehm, da Melanie im Urlaub in die Vereinskasse griff und das „geliehene Geld“ nicht zurückzahlen konnte. Auch hier ist der externe Anbieter meist die bessere Wahl, weiß Finanzvorstand Klaus S. zu berichten. Seit er mit seinen Fitnessclubs bei der EZB ist, klappt einfach alles sagt er strahlend. Die EZB kümmert sich um: Rechnungen schreiben, Mitgliedsbeiträge pünktlich und zuverlässig einziehen, Zahlungseingänge überwachen, säumige Mitglieder anschreiben und dann den Betrag in einer Summe überweisen. Das nenne ich Service. Am Ende gibt es eine sog. Clearingdatei aus der alle Zahlungen hervorgehen. Einfacher geht es nicht. Und bei seinem Mitgliedsbeitrag von 39 Euro ist das allemal den Euro wert. Mitgliederverwaltung so, wie sie sein sollte. Einfach und sicher!

Fazit: Die Arbeit bleibt ebenso wie die Verantwortung. Und das kann teuer werden.